Dans
les deux stratégies de management des connaissances que nous venons
d’étudier, le système d’information est plus ou moins développé mais il
est toujours
présent. En effet, la fonction du système d’information dans les organisations a
toujours été traditionnellement regardée comme une fonction utilitaire de soutient
(Prax, 1997). Avec une approche analytique, beaucoup d’entreprises ont, dans les
faits, assimilé le management des connaissances aux technologies de l’information.
S’il est vrai que le système d’information et les outils issus des NTIC sont des
éléments facilitant le management des connaissances, il est nécessaire de bien
comprendre la place de cet outil dans la problématique que nous étudions.
L’informatique
a apporté la transparence de la localisation des données et des
traitements. Les systèmes d’information proposent aujourd’hui de rendre
transparente la localisation des hommes dans l’organisation. Le but ultime n’est plus
de s’adresser à des machines. Les communications entre les hommes doivent être
prises en compte par le système d’information lui- même. Les hommes vont donc
communiquer entre eux au travers de l’espace virtuel de données qu’ils ont créé
et
qui leur sert à modéliser le monde physique pour mieux agir sur celui-ci (Ermine,
2000). C’est l’idée du cyber-ba de Nonaka et Konno (1998).
Les
outils de management de l’information n’ont plus pour but de traiter des données
mais de constituer un facilitateur de la communication et de la coopération entre les
acteurs, c’est-à-dire un couplage participatif qui fait émerger du sens et de la
capitalisation et diffusion de la connaissance collective ainsi construite (Prax, 1997).
Montaigne
pensait qu’« il vaut mieux avoir, et de loin, une tête bien faite qu’une tête
bien pleine ». Que voulait-il dire ? Selon le philosophe Michel Serres, il condamnait par
là la connaissance mnémonique : de nouveaux supports, comme l’imprimerie en son
temps, permettent à chacun de se créer une mémoire. Avec le livre, on a créé
une
mémoire-objet. Avec les librairies, on a fondé une concentration de cette mémoire.
Dès lors, la tête bien pleine peut se vider et laisser place à modeler ce qui n’est
pas
plein et commencer à créer une connaissance procédurale. Avec les systèmes
d’information, l’homme a à sa disposition une mémoire organisationnelle dynamique.
L’utilisation des NTIC et des volumes de stockage de moins en moins coûteux a
permis la création d’une mémoire de travail, où l’information est liée à l’action
quotidienne, et une mémoire organisationnelle, dont le sens doit dépasser la
subjectivité des individus et des situations (Prax, 1997). La différence fondamentale
avec les archives est la possibilité de mettre à jour en permanence cette mémoire
structurée dans des bases de données, des intranets et des documents
électroniques.
Depuis le début des années 90, plusieurs solutions
entrant dans la catégorie
des technologies Intranet ont été développées et intégrées dans les entreprises
en
complément des systèmes de gestion traditionnels (Créplet, 2003). Point d’entrée
unique de l’information contenu dans l’entreprise, ils permettent également de rendre
le Système d’Information participatif. Les intranets sont censés intégrer la plupart
des
fonctionnalités développées précédemment et permettre aux utilisateurs de gagner
du temps par une utilisation rapide de leur ordinateur pour trouver ou rentrer de
l’information. Les flux d’information rentrants et sortants sont donc organisés autour
de ce point unique, ce qui peut faciliter une évaluation de la contribution de chaque
individus.
